Adviseren, een vak (kunst) apart

Als IT manager bij een grote (wereldwijd) opererende onderneming was ik verantwoordelijk voor de office IT, de ERP omgevingen en de complete infrastructuur van de Nederlandse vestiging. Op een bepaald moment kwam ik erachter dat er ook binnen de R&D en de Development/Productie omgevingen zeer hoogwaardige IT werd gebruikt.

Iedere productielijn (9 in totaal) bestond uit 9 werkcentra die ieder exact dezelfde apparatuur vervaardigden, echter met besturingssoftware die per werkcentrum in een andere taal geprogrammeerd werd. Ofwel de gekozen IT oplossingen in deze omgevingen werden bepaald door de persoon die op dat moment bepaalde technische handelingen moest uitvoeren aan de apparatuur die werd vervaardigd.

Dus ik vroeg mij af of dit niet meer gestructureerd en gestandaardiseerd kon worden. Het kwam namelijk vaak voor dat van de 9 productielijnen er enkele stilstonden, omdat in een bepaald werkcentrum van de lijn de software niet vervaardigd kon worden in verband met afwezigheid van een engineer.

Welnu, dit gedacht hebbende stapte ik naar mijn baas (financieel directeur) en legde hem het probleem en de oplossing voor: per werkcentrum één programmeertaal gebruiken zodanig dat het werk van lijn 1 bij werkstation 4 (of ieder ander nummer uiteraard) ook door kon gaan op lijn 2 et cetera, omdat de software identiek was waardoor dit gemakkelijk zou kunnen. Hij was het er helemaal mee eens dus ik stapte naar de productiedirecteur die het er dus helemaal niet mee eens was. Zijn adagium was: “Als ik zeg dat ze door moeten werken, omdat een lijn stil ligt, dan doen ze dat maar”.

Terug naar de lijnmanagers dan maar. Die zeiden ook hetzelfde als hun productiedirecteur: Dan werken we maar wat langer door…

Uiteindelijk heb ik het even laten rusten, maar ben toen gaan praten met de engineers die de werkcentra bemanden. En tot mijn vreugde/verbazing kwam er nog een nieuw aspect naar voren in deze problematiek. De helft van de engineers zei: ”Ik wil eigenlijk helemaal geen software schrijven, ik wil bezig zijn met mijn vak, namelijk de elektronica en de mechanica van de apparatuur die ik moet maken”. De andere helft zei: “Ik wil eigenlijk niks te maken hebben met de elektronica en mechanica, ik wil goede software schrijven”.

Ik heb toen geopperd om de mensen die eigenlijk software engineer wilden zijn over te hevelen naar de ICT-afdeling en dat wij als ICT dan een dienst zouden leveren aan de productielijnen, namelijk het leveren van gestandaardiseerde en gedocumenteerde software-oplossingen. Men hoefde zich dan ook geen zorgen meer te maken over ziekte/afwezigheid van de engineer. Dit viel in goede aarde bij de software engineers, maar ook bij de andere collega engineers die zich wilden concentreren op elektronica en mechanica.

Zij gingen toen samen met mij het voorstel uitleggen aan de lijnmanagers. Die snapten op een bepaald moment dat hun output van de lijn toch wel aanzienlijk verhoogd zou kunnen worden. Uiteindelijk waren zij het er mee eens en samen zijn we het toen weer gaan uitleggen aan de productiedirecteur die het noch goed noch slecht vond. Hij veranderde zijn adagium: “Als jullie er maar voor zorgen dat het product op tijd gereed is”.

Uiteindelijk hebben we de engineerpool gesplitst in een softwarepool die deel ging uitmaken van de ICT afdeling en een mechanica-/elektronicapool die bij de productielijnen bleef. Al met al heeft dit veel besparingen en grotere output opgeleverd.

De les van het adviseren is echter: Niet te snel conclusies trekken en een oplossing verzinnen, maar allereerst goed alle stakeholders in kaart brengen waarmee gepraat dient te worden voordat men met oplossingen komt. Ga met deze stakeholders de discussie aan in die zin dat je het probleem uitlegt met steun van direct betrokkenen waar al een draagvlak is en zorg ervoor dat hierdoor een breder draagvlak gecreëerd wordt.

In de boven beschreven case hebben we via trial-and-error uiteindelijk een goed advies neergelegd, maar dat had dus eleganter en efficiënter gekund.

Auteur: drs. Werner Vliex, Director Dedicated Business Information Services bij DSM IT B.V.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s